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高校档案室建设有哪些注意事项?

智慧档案室.jpg

高校档案室建设的特点主要体现在以下几个方面:

服务性

高校档案工作是高校在教学、管理、科研以及其他各项活动中产生的高校历史的真实记录,它是高校发展与建设过程中形成的宝贵财富。高校档案室作为这些档案资料的集中管理场所,其首要特点是服务性。高校档案室不仅服务于学校的整体工作,还直接服务于全体师生,提供档案资料的查询、借阅、利用等服务。这种服务性要求档案室工作人员具备极强的事业心和良好的心态,能够面对繁杂的档案收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。

社会性

高校作为出人才、出科研成果的地方,其历史使命决定了高校与社会的广泛联系。高校所招收的学生来自于社会,又在毕业后走向社会。因此,高校档案室保存的档案材料不仅反映了学校内部的教学、管理、科研等活动,还包含了学生学业、学历、文体生活以及思想修养、政治素质等方面的信息。这些档案材料对于社会了解高校、评价高校以及利用高校资源具有重要意义。因此,高校档案室建设需要考虑到其社会性特点,确保档案材料的完整性和可利用性。

综合性

高校在培养人才过程中,涉及的教学活动、实习实践、科研活动等多个方面都会产生大量的档案资料。这些档案资料种类繁多、内容丰富,包括文书档案、教育专业档案、人事档案、会计档案、科技档案以及产业档案、房地产档案等。因此,高校档案室建设需要具有综合性特点,能够全面收集、整理和管理这些不同类型的档案资料,并建立起完善的档案分类体系和检索系统,以便师生和社会各界能够方便地查询和利用。

系统性

高校档案材料形成部门庞杂,形成的档案载体种类多、数量大,构成了一个独特的档案管理系统。这个系统包括纸质载体档案、实物档案、电子档案和声像档案等多种类型,并且需要采用传统管理方式与虚拟形态的网络档案管理系统相结合的方式进行管理。因此,高校档案室建设需要具有系统性特点,能够建立起科学的档案管理制度和流程,确保档案材料的收集、整理、鉴定、保管和利用等各个环节都能够有序进行。

通用性

虽然不同高校在办学特色、专业设置等方面存在差异,但高校档案管理活动的基本规律决定了各个院校在教育体制、理念、方式、方法以及教学内容和标准等方面存在共性。因此,记录和反映这些教学活动的高校档案和高校档案管理也必然存在着共同的特点。这种通用性特点要求高校档案室建设需要遵循一定的标准和规范,以确保档案材料的可比性和可交流性。

综上所述,高校档案室建设的特点主要体现在服务性、社会性、综合性、系统性和通用性等方面。这些特点要求高校档案室在建设中需要充分考虑到学校的实际情况和需求,建立起完善的档案管理制度和流程,确保档案材料的完整性和可利用性,为学校的教学、管理、科研等活动提供有力的支持。

 


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