档案室建设前期准备可以归纳为“七步曲”，每一步都有明确的工作内容和标志性成果，便于实际操作和检查。

需求调研

全面清点现有档案，核对账物，修补破损；预测未来10年档案增量；区分涉密与非涉密、永久与定期档案，形成《档案现状与需求报告》。

选址论证

准备候选楼层平面图、工勘照片及“十项打分表”（承重、防潮、防盗、消防、扩展、成本、动线、震动、电磁、政策），由领导班子投票决定，留下《会议纪要》。

立项与预算

财政或企业资金项目按《机关档案管理规定》内部立项；自筹资金项目编制可研报告并一次性列足预算：基建装修约40%，密集架及装具约25%，环境控制约15%，安防及弱电约10%，数字化系统约10%。

方案设计

委托具备档案行业经验的设计院完成《档案库房建筑方案》和《弱电智能化方案》，重点落实“三室分开”、荷载计算、恒温恒湿、气体灭火、门禁、监控、漏水报警等细节。

招采准备

编制招标文件和技术参数，重点明确密集架荷载、恒温恒湿设备品牌型号、七氟丙烷灭火剂用量、门禁双生物识别、监控像素及存储周期等核心条款。

组织与制度先行

成立“档案室建设专班”，指定项目负责人；同步起草《档案室管理制度》《应急预案》《数字化加工规范》，确保工程竣工即可投入使用。