数字化档案室和标准档案室的核心区别可以概括为“五个转变”——从管实体到管数据、从人工到智能、从单点到网络、从封闭到共享、从保安全到保“四性”。具体差异体现在以下八个维度：

管理对象

标准档案室：纸质、胶片、录音带等实体档案。
数字化档案室：电子文件、档案数字副本、数据库、元数据等数字资源。

一句话总结：标准档案室是“实体仓库”，数字化档案室是“数据中枢”，两者不是替代关系，而是互补共存，通过“双套制”实现实体与数字的并行管理。

存储介质

标准档案室：密集架、档案柜、防磁柜等物理载体。

数字化档案室：服务器、磁盘阵列、磁带库、云存储等数字载体，并实施分级备份策略。

空间形态

标准档案室：必须预留库房、阅览室、业务技术用房等实体空间，受建筑面积和承重限制。

数字化档案室：以虚拟空间为主，实体用房大幅减少，仅需机房和少量数字化加工室。

业务流程

标准档案室：人工登记、手工编目、现场调卷。

数字化档案室：系统自动捕获、OCR 识别、全文检索、线上审批、电子签章流转。

利用方式

标准档案室：人到馆、现场阅览、复印摘录。

数字化档案室：7×24 小时在线利用、权限控制下载、全文推送、知识图谱关联。

安全体系

标准档案室：重点在“八防”（防火、防盗、防潮、防虫等），依赖物理监控。

数字化档案室：重点在“四性保障”（真实、完整、可用、安全），依赖三员管理、数字签名、区块链、异地容灾等技术和制度。

建设投入

标准档案室：一次性基建投资大，后期运维以人工和环境控制为主。

数字化档案室：前期软硬件及系统集成投入高，后期运维以软件升级、存储扩容和数据迁移为主，长期看边际成本递减。

法规遵循

标准档案室：主要执行《档案馆建筑设计规范》《机关档案管理规定》等。

数字化档案室：除上述规范外，还需符合《电子文件管理暂行办法》《数字档案室建设指南》、ISO 16175、OAIS 参考模型等信息管理标准